Để nộp hồ sơ vào quy trình APEL.Q ứng viên cần chứng minh có số năm kinh nghiệm tối thiểu có liên quan đến chương trình mà mình muốn ứng tuyển.

Trong trường hợp ứng viên chưa đủ số năm kinh nghiệm liên quan đến chương trình ứng tuyển nhưng có những thành tích vượt trội trong học tập và làm việc có thể được xem xét để nộp hồ sơ. Những trường hợp này được MI Swiss và London Academy of Sciences xem xét từng trường hợp cụ thể và quyền quyết định thuộc về MI Swiss và London Academy of Sciences.

Hồ sơ cá nhân (portfolio) là tập hợp các bằng chứng chính thức về quá trình học tập và làm việc làm căn cứ để phê duyệt và đối sánh năng lực. Bằng chứng có thể là chính thức hoặc không chính thức, văn bằng có thể là chính quy hoặc không chính quy và quá trình học tập có thể bao gồm cả học tập trên lớp, học online, đào tạo tại nơi làm việc hoặc các hình thức đào tạo bất kỳ.

Portfolio là hồ sơ giúp chứng minh năng lực của ứng viên phù hợp với năng lực đầu ra của một chương trình đào tạo. Tất cả các liệt kê trong hồ sơ phải có bằng chứng đi kèm. Bằng chứng phải chính xác và trung thực và sắp xếp theo mục tiêu đào tạo của chương trình (PLOs).

Trước khi nộp hồ sơ APEL.Q về cho MI Swiss, ứng viên cần đảm bảo:

• Sử dụng đúng mẫu đăng ký APEL.Q của MI Swiss.
• Thông tin phải được điền đầy đủ và nộp hồ sơ đúng hạn.

Ứng viên sẽ sử dụng mẫu APEL.Q của MI Swiss để điền và cung cấp các bằng chứng. Mẫu này được thiết kế tương thích với kết quả đầu ra của chương trình và khung năng lực.

Các bằng chứng được xem là “đạt yêu cầu” nếu có các tính chất sau:

• Tính chính xác: Bằng chứng phải chính xác, trung thực và có thể dễ dàng kiểm tra.
• Tính phù hợp: Bằng chứng phải phù hợp với mục tiêu và năng lực cần chứng minh.
• Tính phản ánh: Bằng chứng phải phản ánh và làm rõ được năng lực mà ứng viên có được tương ứng với năng lực đầu ra của chương trình ứng tuyển.
• Tính hiệu lực: Bằng chứng phải thể hiện còn có thể sử dụng được cho đến thời điểm nộp hồ sơ APEL.Q.

Bằng chứng trực tiếp

Chứng nhận và bằng cấp

Bạn có thể cung cấp các loại chứng nhận và văn bằng mà mình tích luỹ được:

• Văn bằng, chứng nhận
• Xác nhận kết quả
• Những khoá học do doanh nghiệp tổ chức (mà có chứng nhận).

Những tài liệu liên quan đến công việc

Bạn có thể cung cấp những tài liệu, hồ sơ mà bạn tiếp cận hoặc được hình thành trong quá trình làm việc của bạn:

• Ảnh chụp, sơ đồ, biểu đồ, quy trình…
• Các báo cáo
• Các tài liệu được viết
• Các dự án
• Các mục tiêu
• Các sản phẩm hoặc tác phẩm mà bạn có được

Hồ sơ về các hoạt động tại doanh nghiệp

Những tài liệu phát sinh thông qua hoạt động của doanh nghiệp mà bạn có thể cung cấp:

• Ghi chú
• Email
• Các hồ sơ, tài liệu đã hoàn thành
• Các hợp đồng, thoả thuận tại nơi làm việc
• Hợp đồng với khách hàng

Tài liệu khác

Bạn có thể cung cấp các bằng chứng khác phát sinh trong cuộc sống hằng ngày:

• Các bài viết đã được đăng báo
• Các giải thưởng từ hiệp hội nghề nghiệp, cộng đồng…

Bằng chứng gián tiếp

Các hồ sơ

Bạn có thể cung cấp các hồ sơ (biểu mẫu hoặc tài liệu đã được điền thông tin) bao gồm:

• Nhật ký làm việc
• Các hồ sơ
• Bài báo khoa học
• Các bài viết trên blog, mạng xã hội…

E-mail

Bạn có thể cung cấp email giao tiếp với các bên liên quan để chứng minh năng lực tương ứng:

• Phản hồi khách hàng
• Danh mục các việc phải làm
• Các tài liệu thể hiện năng lực “viết và giao tiếp”

Các thư hỗ trợ

Bạn có thể cung cấp các thư xác nhận năng lực của bạn từ

• Chủ doanh nghiệp
• Cộng đồng, hiệp hội
• Những người làm việc chung với bạn (đồng nghiệp, đối tác…)

Trong một số trường hợp khi Portfolios và bằng chứng mà ứng viên APEL.Q cung cấp không đủ thuyết phục, hội đồng thẩm định có thể yêu cầu bổ sung năng lực thông qua việc hoàn thành một số bài tập đánh giá năng lực.

Các bài tập đánh giá năng lực được thực hiện thông qua cổng học tập trực tuyến của APEL.Q. 

Những thông tin chung:

• Quy trình APEL.Q là quy trình do Schweizer Institut für Hochschulbildung in Management und Innovation
  triển khai độc lập. Theo các quy định và hướng dẫn của EU cũng như các thông lệ quốc tế, quy trình APEL.Q triển khai và đảm bảo tính minh bạch, công bằng, độc lập, hiệu quả theo các chế định và hướng dẫn nhưng không phải là chương trình thuộc chính phủ, không nhận được hỗ trợ tài chính, học bổng,… từ chính phủ.
• Quy trình APEL.Q của Schweizer Institut für Hochschulbildung in Management und Innovation là quy trình độc lập với sự công nhận của đại học đối tác nhưng không chịu sự can thiệp hay chi phối bởi đại học đối tác hay bất kỳ bên thứ ba liên quan. Việc thẩm định APEL.Q do Schweizer Institut für Hochschulbildung in Management und Innovation thực hiện và ra quyết định. Đại học đối tác hoặc đơn vị cấp văn bằng chỉ tiếp nhận và công nhận kết quả sau khi Schweizer Institut für Hochschulbildung in Management und Innovation đã hoàn tất APEL.Q Assessment Report.
• Đại học đối tác hoặc hệ thống văn bằng năng lực quốc gia là đơn vị cấp văn bằng. Schweizer Institut für Hochschulbildung in Management und Innovation và đối tác địa phương không cấp văn bằng (degree, academic diploma) dưới mọi hình thức cho các ứng viên ứng tuyển vào quy trình APEL.Q.
• Sinh viên không sử dụng APEL.Q Assessment Report (nếu có) để chuyển sang các đại học khác mà không phải là đại học đối tác hoặc đại học đã được Schweizer Institut für Hochschulbildung in Management und Innovation công nhận bằng văn bản.
• Cả Schweizer Institut für Hochschulbildung in Management und Innovation, đối tác địa phương, đơn vị cấp văn bằng năng lực quốc gia và đại học đối tác không cam kết bất kỳ điều gì không thuộc thẩm quyền và quyền ra quyết định của chính mình, không chịu trách nhiệm với việc sử dụng văn bằng, công nhận văn bằng và thăng tiến nghề nghiệp, cơ hội định cư, cơ hội việc làm… sau khi tốt nghiệp.
• Schweizer Institut für Hochschulbildung in Management und Innovation có quyền huỷ bỏ kết quả APEL.Q ngay lập tức, không bồi hoàn bất kỳ chi phí nào nếu ứng viên vi phạm các nguyên tắc đã ký kết trước khi ứng tuyển vào quy trình APEL.Q.
• Nếu ứng viên cung cấp bằng chứng giả mạo hoặc thông tin không chính xác trong hồ sơ APEL.Q, Schweizer Institut für Hochschulbildung in Management und Innovation và đối tác có quyền huỷ bỏ kết quả (cả kết quả APEL.Q và văn bằng đã cấp nếu có). Trong trường hợp này, Schweizer Institut für Hochschulbildung in Management und Innovation và đối tác không bồi hoàn bất kỳ chi phí, chi phí phát sinh (nếu có) dưới bất kỳ hình thức nào và ứng viên phải chịu trách nhiệm toàn bộ nếu các rủi ro và thiệt hại do việc giả mạo và thông tin không chính xác gây ra.
• Schweizer Institut für Hochschulbildung in Management und Innovation bảo lưu quyền tiếp nhận hay không tiếp nhận hồ sơ APEL.Q của ứng viên.
• Thời gian quy ước cho toàn bộ quy trình là 09 tháng chỉ đảm bảo khi ứng viên nộp đầy đủ hồ sơ và đảm bảo hoàn tất End-Point Assessment đúng hạn. Những trường hợp không tuân thủ khung thời gian định trước sẽ không nhận được thư xác nhận tốt nghiệp và/hoặc bằng trong thời gian 06 tháng. Trong trường hợp học viên không sống tại Châu Âu sẽ nhận thư xác nhận tốt nghiệp trước và bằng sẽ đến sau. Những trường hợp này, bằng cấp sẽ được chuyển về quốc gia của ứng viên và thời gian nhận được sẽ tuỳ thuộc vào quy trình cấp, thời gian cấp, thời gian in ấn và thời gian vận chuyển của trường đại học và đơn vị chuyển phát.
• Phí cho quy trình APEL.Q không bao gồm các chi phí liên quan đến lễ tốt nghiệp (nếu có), chi phí chuyển phát văn bằng và các chi phí khác mà không liên quan đến quy trình APEL.Q.
• Phí đăng ký APEL.Q sẽ không hoàn lại dưới mọi hình thức.

Do có sự khác biệt giữa các hệ thống giáo dục cũng như quyền tiếp nhận hay không tiếp nhận của đơn vị sử dụng văn bằng cuối cùng, Schweizer Institut für Hochschulbildung in Management und Innovation, đối tác khoa học địa phương, đối tác cấp văn bằng năng lực quốc gia và đại học đối tác không cam kết:

• Không cam kết tham gia quy trình APEL.Q là đạt yêu cầu và vào được giai đoạn cuối của chương trình từ đại học đối tác nếu ứng viên không đáp ứng các tiêu chuẩn và quy định.
• Không cam kết tham gia vào giai đoạn cuối là có thể được cấp bằng nếu không đáp ứng tiêu chuẩn học thuật và các quy định liên quan từ đại học đối tác.
• Không cam kết về công nhận văn bằng tại quốc gia sử dụng, quá trình sử dụng văn bằng được cấp thông qua quy trình APEL.Q.
• Không cam kết về định cư, thăng tiến nghề nghiệp, có việc làm, có visa du học hoặc du lịch trước, trong và sau khi tốt nghiệp và nhận văn bằng.