Cách chuẩn bị trước mỗi buổi làm việc với giảng viên hướng dẫn

Trong lộ trình APEL.Q cho DBA, mỗi buổi làm việc với giảng viên hướng dẫn đều có giá trị rất lớn. Đây không chỉ là thời gian để “hỏi ý kiến”, mà là cơ hội để kiểm tra hướng nghiên cứu, nhận phản biện học thuật, xử lý khoảng trống và cải thiện chất lượng luận án. Tuy nhiên, giá trị của buổi hướng dẫn phụ thuộc rất nhiều vào cách ứng viên chuẩn bị trước đó.

Một buổi hướng dẫn không chuẩn bị thường dễ trở thành cuộc trao đổi chung chung. Ứng viên nói mình đang “bị rối”, “không biết viết thế nào”, “muốn thầy/cô xem giúp toàn bộ luận án”, nhưng không gửi tài liệu rõ, không nêu câu hỏi cụ thể và không xác định vấn đề cần xử lý. Khi đó, giảng viên khó đưa ra phản hồi sâu.

Ngược lại, một buổi hướng dẫn được chuẩn bị tốt có thể giúp ứng viên tiết kiệm rất nhiều thời gian. Chỉ cần 30–60 phút trao đổi đúng trọng tâm, ứng viên có thể biết nên sửa câu hỏi nghiên cứu, bổ sung dữ liệu, viết lại phương pháp, cắt bớt phần lý thuyết hoặc làm rõ đóng góp thực tiễn ở đâu.

Theo Guerin, Kerr và Green (2015), sự phát triển của nghiên cứu sinh phụ thuộc nhiều vào khả năng tham gia chủ động trong quá trình hướng dẫn, bao gồm chuẩn bị tài liệu, tiếp nhận phản hồi và chuyển phản hồi thành hành động viết cụ thể. Với APEL.Q cho DBA, năng lực chuẩn bị trước buổi hướng dẫn càng quan trọng vì ứng viên đang làm việc trong một lộ trình tập trung, dựa trên nền tảng nghiên cứu đã có.

Xác định mục tiêu của buổi làm việc

Trước mỗi buổi làm việc, ứng viên cần xác định rõ mục tiêu. Không nên đến buổi hướng dẫn với mục tiêu quá rộng như “xin góp ý luận án”. Luận án có nhiều phần: đề tài, câu hỏi, lý thuyết, phương pháp, dữ liệu, kết quả, thảo luận, đóng góp, định dạng và trích dẫn. Nếu không xác định trọng tâm, buổi làm việc sẽ dễ lan man.

Mỗi buổi nên có một hoặc hai mục tiêu chính. Ví dụ, buổi này tập trung vào việc kiểm tra câu hỏi nghiên cứu. Buổi tiếp theo tập trung vào khung lý thuyết. Một buổi khác tập trung vào phương pháp và dữ liệu. Khi bản thảo đã hoàn chỉnh hơn, buổi làm việc có thể tập trung vào chương thảo luận hoặc đóng góp thực tiễn.

Mục tiêu càng rõ, giảng viên càng dễ phản hồi sâu. Ví dụ, thay vì nói “em muốn thầy/cô xem chương phương pháp”, ứng viên có thể nói: “Em muốn xin góp ý xem phần phân biệt dữ liệu cũ và dữ liệu bổ sung đã đủ rõ chưa, và thiết kế nghiên cứu tình huống có phù hợp với câu hỏi nghiên cứu hiện tại không”. Cách đặt mục tiêu như vậy giúp buổi làm việc có trọng tâm học thuật rõ ràng.

Chọn đúng tài liệu để gửi trước

Ứng viên không nên gửi quá nhiều tài liệu trước mỗi buổi làm việc. Nếu gửi toàn bộ luận án 200 trang nhưng chỉ muốn hỏi về câu hỏi nghiên cứu, giảng viên sẽ khó biết cần tập trung ở đâu. Ngược lại, nếu chỉ gửi vài ghi chú ngắn nhưng muốn góp ý về phương pháp, giảng viên có thể thiếu thông tin để đánh giá.

Tài liệu gửi trước cần phù hợp với mục tiêu buổi làm việc. Nếu buổi làm việc về đề tài và câu hỏi nghiên cứu, tài liệu nên gồm tên đề tài dự kiến, bối cảnh ngắn, vấn đề nghiên cứu, câu hỏi chính, câu hỏi phụ và mục tiêu nghiên cứu. Nếu buổi làm việc về phương pháp, tài liệu nên gồm thiết kế nghiên cứu, nguồn dữ liệu, mẫu, công cụ thu thập, quy trình phân tích và vấn đề đạo đức. Nếu buổi làm việc về kết quả, tài liệu nên gồm phát hiện chính, dữ liệu minh chứng và cách phát hiện trả lời câu hỏi nghiên cứu.

Ứng viên nên tránh gửi các file rời rạc mà không giải thích. Nếu gửi nhiều tài liệu, nên có một ghi chú ngắn nêu rõ file nào là chính, file nào là phụ, và giảng viên cần xem phần nào trước.

Gửi bản thảo đủ sớm

Một lỗi rất thường gặp là ứng viên gửi tài liệu ngay trước buổi hướng dẫn. Điều này khiến giảng viên không có đủ thời gian đọc kỹ, phản hồi chỉ có thể ở mức tổng quát. Đặc biệt với luận án DBA, nhiều vấn đề cần được đọc trong mạch lập luận, không thể góp ý sâu nếu tài liệu được gửi quá muộn.

Ứng viên nên gửi tài liệu trước buổi làm việc theo thời gian hợp lý, tuỳ theo quy định của chương trình và khối lượng tài liệu. Nếu chỉ gửi một trang câu hỏi nghiên cứu, có thể gửi trước vài ngày. Nếu gửi một chương hoàn chỉnh, cần gửi sớm hơn. Điều quan trọng là tôn trọng thời gian đọc của giảng viên.

Khi gửi tài liệu, nên kèm một lời nhắn rõ ràng. Ví dụ: “Em gửi chương phương pháp phiên bản mới. Trong buổi làm việc tới, em mong được góp ý vào ba điểm: tính phù hợp của thiết kế nghiên cứu tình huống, cách trình bày dữ liệu cũ và dữ liệu bổ sung, và phần đạo đức nghiên cứu liên quan đến dữ liệu doanh nghiệp”. Lời nhắn này giúp giảng viên đọc có định hướng.

Chuẩn bị danh sách câu hỏi cụ thể

Trước buổi hướng dẫn, ứng viên nên chuẩn bị danh sách câu hỏi cụ thể. Danh sách này không nên quá dài. Thường 3–5 câu hỏi tốt sẽ hiệu quả hơn 15 câu hỏi rời rạc.

Câu hỏi nên đi vào vấn đề học thuật, không chỉ hỏi về hình thức. Ví dụ:

“Câu hỏi nghiên cứu chính hiện tại có còn quá rộng không?”

“Khung lý thuyết về quản trị thay đổi và chấp nhận công nghệ có đủ để hỗ trợ đề tài chuyển đổi số này không?”

“Dữ liệu phỏng vấn bổ sung có đủ để giải thích kết quả khảo sát cũ không?”

“Phần đóng góp thực tiễn đã đủ cụ thể chưa, hay cần phát triển thành mô hình rõ hơn?”

“Chương thảo luận đã liên hệ đủ với literature review chưa?”

Những câu hỏi như vậy giúp giảng viên đưa ra phản hồi có chiều sâu. Ngược lại, các câu hỏi như “phần này ổn không?” hoặc “em viết như vậy được chưa?” thường quá chung và ít tạo ra phản hồi cụ thể.

Tự đánh giá trước khi hỏi

Một buổi hướng dẫn sẽ hiệu quả hơn nếu ứng viên đã tự đánh giá trước. Trước khi hỏi giảng viên, ứng viên nên ghi rõ mình nghĩ phần đó đang mạnh ở đâu, yếu ở đâu và đang phân vân điều gì.

Ví dụ, ứng viên có thể nói: “Em thấy câu hỏi nghiên cứu đã rõ hơn trước, nhưng em lo rằng phần đóng góp thực tiễn vẫn còn rộng. Em đang phân vân giữa việc phát triển mô hình hỗ trợ học viên theo giai đoạn hay khung đánh giá rủi ro bỏ học”. Cách trình bày này cho thấy ứng viên đã suy nghĩ chủ động, không chỉ chờ giảng viên quyết định thay.

Theo Kiley (2015), một đặc điểm quan trọng của nghiên cứu sinh tiến sĩ là khả năng phát triển tư duy phản tư về chính nghiên cứu của mình. Trong APEL.Q, tự đánh giá trước buổi hướng dẫn giúp ứng viên thể hiện năng lực phản tư đó.

Chuẩn bị bản tóm tắt tiến độ

Trước mỗi buổi hướng dẫn, ứng viên nên chuẩn bị một bản tóm tắt tiến độ ngắn. Bản này giúp cả hai bên biết đang ở đâu trong lộ trình.

Bản tóm tắt có thể gồm bốn phần: việc đã hoàn thành từ buổi trước, phần đã chỉnh sửa theo phản hồi, vấn đề đang gặp, và nội dung muốn xin góp ý trong buổi này. Không cần viết dài. Một trang là đủ.

Ví dụ:

“Từ buổi trước, em đã viết lại câu hỏi nghiên cứu, bổ sung phần lý thuyết về quản trị thay đổi và phân loại dữ liệu thành ba nhóm. Em đã chỉnh chương 1 và chương 3 theo góp ý. Vấn đề hiện tại là phần dữ liệu phỏng vấn chưa liên kết rõ với câu hỏi phụ thứ hai. Trong buổi này, em muốn xin góp ý về cách tổ chức phát hiện định tính.”

Bản tóm tắt tiến độ giúp giảng viên không phải nhớ lại toàn bộ quá trình từ đầu. Nó cũng giúp ứng viên tự quản lý tiến độ tốt hơn.

Chuẩn bị bảng theo dõi phản hồi

Nếu đã có các buổi hướng dẫn trước đó, ứng viên nên mang theo bảng theo dõi phản hồi. Bảng này cho thấy các góp ý trước đã được xử lý như thế nào.

Bảng có thể gồm nội dung góp ý, phần liên quan, hành động đã thực hiện, vị trí đã chỉnh sửa và vấn đề còn mở. Ví dụ, nếu góp ý trước là “cần làm rõ vai trò của dữ liệu cũ”, ứng viên có thể ghi: “Đã bổ sung mục 3.4 trong chương phương pháp, phân biệt dữ liệu khảo sát năm 2022, phỏng vấn bổ sung năm 2026 và tài liệu nội bộ; cần xin góp ý xem bảng phân loại dữ liệu đã đủ rõ chưa”.

Bảng này tạo sự chuyên nghiệp trong quá trình hướng dẫn. Nó cũng giúp tránh tình trạng cùng một góp ý bị lặp lại nhiều lần vì ứng viên chưa xử lý đúng.

Biết phần nào cần xin ý kiến, phần nào tự xử lý

Không phải việc gì cũng cần hỏi giảng viên. Ứng viên nên phân biệt vấn đề cần phản biện học thuật và vấn đề có thể tự xử lý.

Các vấn đề cần xin ý kiến thường là: đề tài có phù hợp không, câu hỏi nghiên cứu có đủ rõ không, phương pháp có phù hợp không, dữ liệu có đủ không, đóng góp có thuyết phục không, kết luận có vượt quá dữ liệu không. Đây là các vấn đề có ảnh hưởng đến chất lượng học thuật.

Các vấn đề ứng viên có thể tự xử lý trước gồm: kiểm tra lỗi chính tả, định dạng tiêu đề, sắp xếp file, chuẩn hoá trích dẫn, đánh số bảng biểu, chỉnh câu văn cơ bản. Nếu dành quá nhiều thời gian buổi hướng dẫn cho các lỗi kỹ thuật nhỏ, ứng viên sẽ mất cơ hội nhận phản hồi về các vấn đề quan trọng hơn.

Điều này không có nghĩa hình thức không quan trọng. Nó có nghĩa là ứng viên nên tự xử lý tối đa phần kỹ thuật trước khi dùng thời gian hướng dẫn cho phản biện học thuật.

Chuẩn bị tâm thế nhận phản biện

Trước buổi làm việc, ứng viên nên chuẩn bị tâm thế rằng phản hồi có thể không chỉ là lời xác nhận. Giảng viên có thể chỉ ra rằng câu hỏi nghiên cứu chưa rõ, dữ liệu chưa đủ, lý thuyết chưa liên kết, phương pháp chưa phù hợp hoặc đóng góp chưa cụ thể. Đây là điều bình thường trong nghiên cứu tiến sĩ.

Ứng viên không nên xem phản hồi như sự phủ nhận công sức. Một bản thảo bị góp ý nhiều không có nghĩa là thất bại. Nó cho thấy bản thảo đã đủ hình hài để được phản biện. Điều quan trọng là ứng viên biết dùng phản hồi để phát triển công trình.

Theo Vehviläinen và Löfström (2016), quá trình hướng dẫn tiến sĩ hiệu quả cần có không gian cho phản hồi phê bình, đồng thời giúp nghiên cứu sinh phát triển năng lực tự chủ học thuật. Với DBA, phản biện càng cần thiết vì luận án phải vừa có giá trị học thuật, vừa có giá trị thực tiễn.

Trong buổi làm việc: ghi chú có chọn lọc

Khi nhận phản hồi, ứng viên nên ghi chú có chọn lọc. Không cần ghi mọi câu từng chữ, nhưng cần ghi rõ các quyết định học thuật, phần cần sửa, lý do cần sửa và thời hạn thực hiện.

Nên đặc biệt ghi lại các điểm như: câu hỏi nghiên cứu cần chỉnh thế nào, phần lý thuyết nào cần bổ sung, dữ liệu nào chưa đủ, chương nào cần viết lại, đóng góp nên cụ thể hoá theo hướng nào, và phần nào cần cắt bớt. Nếu có điểm chưa hiểu, nên hỏi lại ngay trong buổi.

Không nên rời buổi hướng dẫn với cảm giác chung chung như “cần sửa thêm”. Cần biết rõ sửa gì, sửa ở đâu và sửa để đạt mục tiêu gì.

Sau buổi làm việc: xác nhận lại việc cần làm

Sau buổi hướng dẫn, ứng viên nên dành thời gian tổng hợp lại nội dung. Có thể viết một email hoặc ghi chú ngắn xác nhận các việc cần làm. Nội dung có thể gồm: các góp ý chính, các phần sẽ chỉnh sửa, các tài liệu cần bổ sung và mốc thời gian tiếp theo.

Ví dụ: “Sau buổi trao đổi, em hiểu rằng cần tập trung vào ba việc: thu hẹp câu hỏi nghiên cứu chính, bổ sung lý thuyết về trải nghiệm học viên, và viết lại phần đóng góp thành mô hình hỗ trợ theo giai đoạn. Em sẽ cập nhật bản thảo chương 1 và chương 2 trước buổi làm việc tiếp theo”.

Việc xác nhận này giúp tránh hiểu nhầm và tạo cam kết tiến độ. Nó cũng giúp ứng viên theo dõi quá trình phát triển luận án.

Chuyển phản hồi thành kế hoạch chỉnh sửa

Phản hồi chỉ có giá trị khi được chuyển thành hành động. Sau buổi hướng dẫn, ứng viên nên đưa các góp ý vào bảng kế hoạch chỉnh sửa. Mỗi góp ý cần có hành động cụ thể.

Ví dụ, nếu góp ý là “phần phương pháp chưa rõ”, hành động không nên ghi chung là “sửa phương pháp”. Cần ghi cụ thể: “bổ sung mục về thiết kế nghiên cứu tình huống”, “thêm bảng nguồn dữ liệu”, “mô tả tiêu chí chọn người phỏng vấn”, “viết lại quy trình mã hoá dữ liệu”. Nếu góp ý là “đóng góp còn chung”, hành động có thể là “chuyển khuyến nghị thành mô hình 3 giai đoạn và liên kết từng giai đoạn với phát hiện”.

Cách chuyển phản hồi thành hành động cụ thể giúp ứng viên tránh sửa lan man. Nó cũng giúp giảng viên dễ đánh giá tiến bộ ở buổi sau.

Chuẩn bị cho buổi tiếp theo từ ngay sau buổi hiện tại

Một buổi hướng dẫn không nên được xem như sự kiện độc lập. Mỗi buổi cần dẫn đến buổi tiếp theo. Sau khi nhận phản hồi, ứng viên nên xác định ngay sản phẩm cần hoàn thành trước lần gặp sau.

Ví dụ, sau buổi về câu hỏi nghiên cứu, sản phẩm tiếp theo có thể là đề cương tái cấu trúc. Sau buổi về phương pháp, sản phẩm tiếp theo có thể là chương phương pháp bản mới. Sau buổi về kết quả, sản phẩm tiếp theo có thể là bảng phát hiện và bằng chứng. Sau buổi về đóng góp, sản phẩm tiếp theo có thể là mô hình hoặc khung ứng dụng.

Cách làm này giúp lộ trình APEL.Q giữ được nhịp. Ứng viên không bị rơi vào trạng thái “nghe góp ý xong nhưng không biết làm gì tiếp”.

Những sai lầm cần tránh trước buổi hướng dẫn

Sai lầm đầu tiên là không gửi tài liệu trước. Nếu giảng viên không có thời gian đọc, phản hồi sẽ khó sâu.

Sai lầm thứ hai là gửi quá nhiều tài liệu nhưng không nêu trọng tâm. Nhiều file không có hướng dẫn đọc sẽ làm buổi làm việc kém hiệu quả.

Sai lầm thứ ba là không chuẩn bị câu hỏi. Nếu ứng viên không biết mình cần góp ý gì, buổi hướng dẫn dễ trở thành cuộc trao đổi chung.

Sai lầm thứ tư là chỉ hỏi để được xác nhận. Hướng dẫn học thuật không phải chỉ để nghe rằng mọi thứ đã ổn, mà để phát hiện phần cần cải thiện.

Sai lầm thứ năm là không ghi lại phản hồi. Nếu không ghi chú và không lập kế hoạch chỉnh sửa, phản hồi dễ bị quên hoặc hiểu sai.

Kết luận

Chuẩn bị trước mỗi buổi làm việc với giảng viên hướng dẫn là một kỹ năng quan trọng trong lộ trình APEL.Q cho DBA. Một buổi hướng dẫn hiệu quả không tự nhiên xảy ra. Nó cần được chuẩn bị bằng mục tiêu rõ, tài liệu phù hợp, câu hỏi cụ thể, bản tóm tắt tiến độ và thái độ sẵn sàng nhận phản biện.

Ứng viên nên hiểu rằng giảng viên hướng dẫn không làm thay nghiên cứu, mà giúp ứng viên nhìn rõ hơn các vấn đề học thuật cần xử lý. Vì vậy, trách nhiệm của ứng viên là đến buổi hướng dẫn với sự chuẩn bị nghiêm túc, biết mình cần hỏi gì, biết phần nào còn yếu và biết cách chuyển phản hồi thành hành động chỉnh sửa.

Trong APEL.Q, thời gian hoàn thiện nghiên cứu thường tập trung. Nếu mỗi buổi hướng dẫn được sử dụng tốt, ứng viên sẽ tiến bộ nhanh hơn, tránh sửa sai muộn hơn và có khả năng phát triển luận án DBA một cách có hệ thống hơn.

Tài liệu tham khảo

Guerin, C., Kerr, H., & Green, I. (2015). Supervision pedagogies: Narratives from the field. Teaching in Higher Education, 20(1), 107–118.

Kiley, M. (2015). “I didn’t have a clue what they were talking about”: PhD candidates and theory. Innovations in Education and Teaching International, 52(1), 52–63.

Manathunga, C. (2005). Early warning signs in postgraduate research education: A different approach to ensuring timely completions. Teaching in Higher Education, 10(2), 219–233.

Vehviläinen, S., & Löfström, E. (2016). “I wish I had a crystal ball”: Discourses and potentials for developing academic supervising. Studies in Higher Education, 41(3), 508–524.

Wisker, G., Robinson, G., & Shacham, M. (2007). Postgraduate research success: Communities of practice involving cohorts, guardian supervisors and online communities. Innovations in Education and Teaching International, 44(3), 301–320.