Khi nào cần xin phép sử dụng dữ liệu nội bộ trong luận án DBA?

Trong luận án DBA theo lộ trình APEL.Q, dữ liệu nội bộ thường là nguồn bằng chứng rất có giá trị. Ứng viên có thể sử dụng báo cáo vận hành, dữ liệu khách hàng, dữ liệu học viên, báo cáo nhân sự, kết quả triển khai dự án, phản hồi nội bộ, tài liệu quy trình, dữ liệu LMS, CRM, ERP hoặc các báo cáo quản trị đã từng được sử dụng trong doanh nghiệp.

Tuy nhiên, không phải dữ liệu nào ứng viên từng tiếp cận trong công việc cũng có thể tự động đưa vào luận án. Việc ứng viên từng làm việc tại tổ chức, từng quản lý dự án hoặc từng có quyền xem dữ liệu trong quá trình công tác không đồng nghĩa với việc ứng viên có quyền sử dụng dữ liệu đó cho mục đích nghiên cứu học thuật. Đây là điểm rất quan trọng trong APEL.Q, vì nhiều luận án DBA dựa trên dữ liệu thật từ môi trường nghề nghiệp.

Theo Saunders, Lewis và Thornhill (2023), nghiên cứu trong bối cảnh tổ chức cần xem xét kỹ quyền tiếp cận dữ liệu, quyền sử dụng dữ liệu và trách nhiệm đạo đức đối với tổ chức cũng như người tham gia. Với APEL.Q, ứng viên cần hiểu khi nào phải xin phép, xin phép ai, xin phép ở mức nào và nếu không xin được thì nên xử lý dữ liệu ra sao.

Dữ liệu nội bộ là gì?

Dữ liệu nội bộ là những dữ liệu, tài liệu hoặc thông tin không được công bố rộng rãi ra công chúng và được tạo ra trong quá trình hoạt động của một tổ chức. Dữ liệu này có thể thuộc doanh nghiệp, trường học, viện đào tạo, tổ chức phi lợi nhuận, cơ quan nghề nghiệp hoặc bất kỳ đơn vị nào mà ứng viên từng làm việc hoặc cộng tác.

Dữ liệu nội bộ có thể gồm báo cáo doanh thu, tỷ lệ chuyển đổi khách hàng, tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên, phản hồi học viên, kết quả khảo sát nội bộ, dữ liệu sử dụng hệ thống, báo cáo chất lượng, biên bản họp, tài liệu chiến lược, hồ sơ dự án, báo cáo tư vấn, quy trình vận hành, dữ liệu chăm sóc khách hàng hoặc báo cáo đánh giá hiệu quả chương trình.

Một số dữ liệu nội bộ có mức nhạy cảm thấp, chẳng hạn sơ đồ quy trình đã được công bố trong nội bộ rộng rãi. Một số dữ liệu có mức nhạy cảm cao, chẳng hạn dữ liệu tài chính, dữ liệu khách hàng, đánh giá nhân viên, hợp đồng đối tác hoặc chiến lược kinh doanh. Mức nhạy cảm càng cao, yêu cầu xin phép và bảo mật càng nghiêm ngặt.

Vì sao cần xin phép sử dụng dữ liệu nội bộ?

Xin phép sử dụng dữ liệu nội bộ là cách bảo vệ ba bên: tổ chức, người có dữ liệu và chính ứng viên.

Đối với tổ chức, việc xin phép giúp bảo vệ thông tin thương mại, dữ liệu nhân sự, dữ liệu khách hàng và uy tín của tổ chức. Đối với người có dữ liệu, việc xin phép và ẩn danh giúp bảo vệ quyền riêng tư, đặc biệt khi dữ liệu liên quan đến nhân viên, học viên, khách hàng hoặc người tham gia phỏng vấn. Đối với ứng viên, việc xin phép giúp giảm rủi ro học thuật, đạo đức và pháp lý khi luận án được đánh giá, lưu trữ hoặc chia sẻ.

Một luận án DBA có thể bị đặt câu hỏi nếu sử dụng dữ liệu nội bộ mà không giải thích quyền sử dụng. Hội đồng có thể hỏi: dữ liệu này thuộc ai, ứng viên có được phép dùng không, dữ liệu đã được ẩn danh chưa, tổ chức có biết dữ liệu được dùng cho nghiên cứu không, và việc công bố có gây rủi ro cho bên liên quan không.

Theo Bell và Waters (2018), người nghiên cứu cần bảo đảm sự đồng thuận, quyền riêng tư và tính minh bạch khi sử dụng dữ liệu trong nghiên cứu giáo dục và xã hội. Trong DBA, nguyên tắc này mở rộng sang dữ liệu doanh nghiệp và dữ liệu tổ chức.

Khi nào chắc chắn cần xin phép?

Ứng viên nên xin phép khi dữ liệu không thuộc phạm vi công khai và có khả năng ảnh hưởng đến tổ chức hoặc cá nhân nếu được sử dụng trong luận án.

Trường hợp thứ nhất là dữ liệu chứa thông tin cá nhân. Ví dụ: tên học viên, email khách hàng, mã nhân viên, phản hồi cá nhân, đánh giá hiệu suất, hồ sơ học tập hoặc thông tin liên hệ. Dữ liệu này cần được ẩn danh và thường cần có cơ sở cho phép sử dụng.

Trường hợp thứ hai là dữ liệu chứa thông tin thương mại hoặc chiến lược. Ví dụ: doanh thu, chi phí, hợp đồng, kế hoạch kinh doanh, dữ liệu khách hàng, chiến lược marketing, dữ liệu cạnh tranh hoặc thông tin đối tác. Những dữ liệu này có thể gây ảnh hưởng đến tổ chức nếu lộ ra ngoài.

Trường hợp thứ ba là dữ liệu thuộc hệ thống nội bộ như CRM, LMS, ERP, HRM hoặc hệ thống quản trị chất lượng. Dù ứng viên từng có quyền truy cập khi làm việc, việc sử dụng dữ liệu đó cho luận án vẫn nên có xác nhận.

Trường hợp thứ tư là báo cáo tư vấn hoặc dự án do khách hàng, đối tác hoặc doanh nghiệp sở hữu. Ứng viên có thể là người viết báo cáo, nhưng quyền sử dụng có thể thuộc tổ chức hoặc khách hàng.

Trường hợp thứ năm là dữ liệu phỏng vấn nhân viên, học viên, khách hàng hoặc đối tác. Ngoài quyền của tổ chức, ứng viên còn cần chú ý đến sự đồng thuận của người tham gia.

Khi nào có thể không cần xin phép chính thức?

Có một số trường hợp dữ liệu có thể không cần xin phép chính thức từ tổ chức, nhưng vẫn cần trích dẫn và xử lý đúng.

Trường hợp thứ nhất là dữ liệu đã công khai. Ví dụ: báo cáo thường niên công bố công khai, thông tin trên website chính thức, số liệu trong báo cáo ngành, thông tin pháp lý công khai hoặc tài liệu truyền thông đã phát hành rộng rãi. Với dữ liệu này, ứng viên cần trích dẫn nguồn rõ ràng.

Trường hợp thứ hai là dữ liệu do ứng viên tự thu thập độc lập, không sử dụng tài sản dữ liệu nội bộ của tổ chức, không chứa thông tin nhận diện và người tham gia đã đồng ý. Tuy nhiên, nếu người tham gia được mời thông qua tổ chức hoặc dữ liệu liên quan đến tổ chức, vẫn nên xem xét xin phép hoặc ít nhất thông báo theo quy trình đạo đức nghiên cứu.

Trường hợp thứ ba là dữ liệu đã được tổng hợp ở mức không thể nhận diện tổ chức hoặc cá nhân, và không chứa thông tin nhạy cảm. Tuy nhiên, nếu dữ liệu gốc vẫn thuộc tổ chức, ứng viên nên thận trọng và xem xét xin xác nhận sử dụng dữ liệu tổng hợp.

Nói cách khác, “không cần xin phép chính thức” không có nghĩa là có thể sử dụng tự do. Ứng viên vẫn cần bảo đảm trích dẫn, ẩn danh, bảo mật và không gây hiểu nhầm.

Phân biệt quyền truy cập và quyền sử dụng

Đây là điểm ứng viên DBA rất dễ nhầm. Quyền truy cập là việc ứng viên được xem, xử lý hoặc sử dụng dữ liệu trong công việc. Quyền sử dụng cho nghiên cứu là việc ứng viên được phép đưa dữ liệu đó vào luận án, phân tích, trích dẫn, lưu trữ hoặc trình bày trong môi trường học thuật.

Một giám đốc có thể có quyền xem dữ liệu doanh thu của công ty, nhưng điều đó không có nghĩa là có thể đưa dữ liệu doanh thu chi tiết vào luận án. Một trưởng bộ phận đào tạo có thể xem phản hồi học viên, nhưng vẫn cần xử lý bảo mật trước khi dùng dữ liệu đó cho nghiên cứu. Một tư vấn viên có thể là tác giả báo cáo tư vấn, nhưng báo cáo có thể thuộc quyền sở hữu của khách hàng.

Trong chương phương pháp hoặc phần đạo đức nghiên cứu, ứng viên nên thể hiện rằng mình hiểu sự khác biệt này. Nếu đã xin phép, cần nêu rõ phạm vi được phép. Nếu chỉ sử dụng dữ liệu tổng hợp, cần nói rõ dữ liệu đã được xử lý thế nào.

Xin phép ai?

Người hoặc đơn vị cấp phép phụ thuộc vào loại dữ liệu và cấu trúc tổ chức. Nếu dữ liệu thuộc doanh nghiệp, người cấp phép có thể là ban lãnh đạo, phòng pháp chế, phòng nhân sự, phòng dữ liệu, quản lý bộ phận hoặc người được tổ chức uỷ quyền. Nếu dữ liệu thuộc dự án khách hàng, có thể cần xin phép khách hàng hoặc đơn vị sở hữu dự án. Nếu dữ liệu thuộc chương trình đào tạo, có thể cần xác nhận từ đơn vị quản lý chương trình hoặc bộ phận học vụ.

Ứng viên không nên xin phép một người không có thẩm quyền rõ. Ví dụ, một đồng nghiệp gửi file dữ liệu không có nghĩa là tổ chức đã cho phép sử dụng dữ liệu đó trong luận án. Nếu dữ liệu nhạy cảm, nên xin xác nhận từ cấp quản lý phù hợp.

Nếu không chắc ai có thẩm quyền, ứng viên nên hỏi theo kênh chính thức. Việc xin phép đúng người giúp tránh rủi ro sau này.

Nội dung xin phép nên gồm những gì?

Một yêu cầu xin phép sử dụng dữ liệu nội bộ nên ngắn gọn, rõ ràng và cụ thể. Nội dung nên gồm các điểm sau.

Thứ nhất, mục đích sử dụng dữ liệu: dùng cho luận án DBA hoặc nghiên cứu học thuật trong lộ trình APEL.Q. Thứ hai, loại dữ liệu cần sử dụng: dữ liệu khảo sát, dữ liệu vận hành, báo cáo nội bộ, phản hồi học viên, dữ liệu CRM, dữ liệu LMS hoặc tài liệu dự án. Thứ ba, phạm vi sử dụng: chỉ phân tích học thuật, chỉ trình bày ở dạng ẩn danh hoặc tổng hợp, không công bố dữ liệu thô. Thứ tư, phương án bảo mật: xoá tên cá nhân, mã hoá người tham gia, ẩn danh tổ chức nếu cần. Thứ năm, quyền rút lại hoặc giới hạn sử dụng nếu tổ chức yêu cầu. Thứ sáu, người chịu trách nhiệm bảo mật dữ liệu.

Một nội dung xin phép tốt giúp tổ chức hiểu rằng ứng viên không sử dụng dữ liệu tuỳ tiện, mà có kế hoạch bảo vệ thông tin.

Mẫu nội dung xin phép ngắn

Ứng viên có thể sử dụng nội dung tham khảo sau, điều chỉnh theo bối cảnh cụ thể:

“Kính gửi [Tên người/đơn vị],

Tôi đang thực hiện luận án DBA theo lộ trình APEL.Q với chủ đề liên quan đến [chủ đề nghiên cứu]. Để phục vụ mục đích nghiên cứu học thuật, tôi kính đề nghị được sử dụng một số dữ liệu nội bộ ở dạng tổng hợp/ẩn danh, bao gồm [mô tả loại dữ liệu].

Dữ liệu sẽ chỉ được sử dụng cho mục đích nghiên cứu và trình bày trong luận án ở dạng không nhận diện cá nhân, không tiết lộ thông tin nhạy cảm của tổ chức, khách hàng, nhân viên hoặc các bên liên quan. Tên tổ chức, tên cá nhân và các thông tin có thể nhận diện sẽ được ẩn danh nếu được yêu cầu.

Tôi cam kết không công bố dữ liệu thô, không chia sẻ dữ liệu cho bên không liên quan và tuân thủ các yêu cầu bảo mật của tổ chức.

Trân trọng.”

Đây chỉ là mẫu cơ bản. Với dữ liệu nhạy cảm cao, cần văn bản chặt hơn hoặc theo mẫu của tổ chức.

Nếu tổ chức chỉ cho phép dùng dữ liệu tổng hợp

Trong nhiều trường hợp, tổ chức không muốn ứng viên sử dụng dữ liệu chi tiết nhưng đồng ý cho dùng dữ liệu tổng hợp. Đây là phương án khá phù hợp với DBA.

Dữ liệu tổng hợp có thể gồm tỷ lệ, xu hướng, mức trung bình, nhóm chỉ số, kết quả theo giai đoạn hoặc dữ liệu đã loại bỏ thông tin nhận diện. Ví dụ, thay vì dùng danh sách từng học viên, ứng viên dùng tỷ lệ hoàn thành theo tháng. Thay vì dùng doanh thu từng khách hàng, ứng viên dùng tỷ lệ tăng trưởng theo nhóm. Thay vì dùng đánh giá từng nhân viên, ứng viên dùng dữ liệu tổng hợp theo phòng ban hoặc nhóm chức năng.

Khi dùng dữ liệu tổng hợp, ứng viên cần ghi rõ cách tổng hợp và giới hạn của dữ liệu. Dữ liệu tổng hợp có thể giảm rủi ro bảo mật, nhưng cũng có thể làm mất một phần độ chi tiết phân tích. Điều này cần được trình bày trong phần phương pháp và giới hạn nghiên cứu.

Nếu không được phép sử dụng dữ liệu nội bộ

Nếu tổ chức không cho phép sử dụng dữ liệu nội bộ, ứng viên không nên cố đưa dữ liệu đó vào luận án. Đây là rủi ro nghiêm trọng. Thay vào đó, có thể xử lý theo một số hướng.

Hướng thứ nhất là sử dụng dữ liệu công khai hoặc dữ liệu thứ cấp. Hướng thứ hai là thu thập dữ liệu mới từ người tham gia với sự đồng thuận rõ ràng và không sử dụng tài sản dữ liệu nội bộ của tổ chức. Hướng thứ ba là chuyển dữ liệu nội bộ sang vai trò bối cảnh không nhận diện, nếu được phép mô tả ở mức khái quát. Hướng thứ tư là thay đổi phạm vi nghiên cứu để không phụ thuộc vào dữ liệu bị hạn chế.

Việc không được phép sử dụng dữ liệu nội bộ không có nghĩa là luận án không thể thực hiện. Nó có nghĩa là thiết kế nghiên cứu cần điều chỉnh để bảo đảm an toàn và hợp lệ.

Cách trình bày quyền sử dụng dữ liệu trong luận án

Trong chương phương pháp hoặc phần đạo đức nghiên cứu, ứng viên nên trình bày ngắn gọn về quyền sử dụng dữ liệu. Không cần đưa toàn bộ thư xin phép vào chương chính, nhưng cần nói rõ dữ liệu được sử dụng theo phạm vi nào.

Ví dụ:

“Dữ liệu vận hành được cung cấp bởi tổ chức nghiên cứu ở dạng tổng hợp và đã được cho phép sử dụng cho mục đích học thuật. Tất cả thông tin nhận diện cá nhân và thông tin thương mại nhạy cảm đã được loại bỏ trước khi phân tích. Tên tổ chức được ẩn danh là ‘Tổ chức A’ trong toàn bộ luận án.”

Hoặc:

“Do hạn chế về bảo mật, luận án không sử dụng dữ liệu tài chính chi tiết. Thay vào đó, nghiên cứu sử dụng dữ liệu tổng hợp theo giai đoạn và dữ liệu phỏng vấn đã ẩn danh để phân tích quá trình triển khai.”

Cách viết này giúp hội đồng hiểu phạm vi dữ liệu và lý do lựa chọn phương án trình bày.

Lưu trữ xác nhận quyền sử dụng dữ liệu

Nếu có thư hoặc email xác nhận quyền sử dụng dữ liệu, ứng viên nên lưu trữ cẩn thận. Tài liệu này có thể đưa vào phụ lục nếu phù hợp và không chứa thông tin nhạy cảm. Nếu không đưa vào phụ lục, vẫn nên chuẩn bị sẵn để cung cấp khi được yêu cầu.

Tài liệu xác nhận nên được lưu theo mã rõ ràng, ví dụ: “F1_Data_Use_Permission_CompanyA.pdf”. Nếu xác nhận có điều kiện, ứng viên cần ghi nhớ điều kiện đó. Ví dụ, tổ chức có thể cho phép dùng dữ liệu tổng hợp nhưng không cho phép nêu tên tổ chức. Khi đó, luận án phải tuân thủ đúng điều kiện.

Những lỗi thường gặp

Lỗi thứ nhất là nghĩ rằng từng làm việc tại tổ chức thì được quyền dùng dữ liệu. Đây là hiểu nhầm phổ biến.

Lỗi thứ hai là xin phép quá chung. Nếu chỉ hỏi “tôi có thể dùng dữ liệu không?” mà không nói loại dữ liệu, mục đích và phạm vi, xác nhận có thể không đủ rõ.

Lỗi thứ ba là dùng dữ liệu nhạy cảm trước khi xin phép. Điều này có thể tạo rủi ro sau khi bản thảo đã viết xong.

Lỗi thứ tư là không ghi rõ trong luận án dữ liệu đã được ẩn danh hoặc tổng hợp thế nào.

Lỗi thứ năm là giữ tên tổ chức thật trong khi dữ liệu bên trong có thể ảnh hưởng đến uy tín hoặc thông tin thương mại.

Lỗi thứ sáu là dùng dữ liệu nội bộ làm phụ lục mà quên xoá metadata, tên file, email, mã khách hàng hoặc các thông tin nhận diện khác.

Kết luận

Trong APEL.Q cho DBA, dữ liệu nội bộ là nguồn tài sản nghiên cứu rất quý, nhưng cần được sử dụng với trách nhiệm học thuật cao. Ứng viên cần phân biệt quyền truy cập trong công việc và quyền sử dụng cho nghiên cứu. Khi dữ liệu không công khai, có thông tin cá nhân, thông tin thương mại, dữ liệu khách hàng, nhân viên, học viên hoặc tài liệu chiến lược, ứng viên nên xin phép hoặc sử dụng dữ liệu ở dạng tổng hợp, ẩn danh theo phạm vi được cho phép.

Việc xin phép không làm giảm giá trị nghiên cứu. Ngược lại, nó giúp luận án trở nên minh bạch, an toàn và có khả năng bảo vệ tốt hơn. Một luận án DBA nghiêm túc không chỉ cần dữ liệu thật, mà còn cần dữ liệu được sử dụng hợp lệ, có đạo đức và có trách nhiệm với tổ chức cũng như con người liên quan.

Tài liệu tham khảo

Bell, J., & Waters, S. (2018). Doing your research project: A guide for first-time researchers (7th ed.). Open University Press.

Blumberg, B., Cooper, D. R., & Schindler, P. S. (2014). Business research methods (4th ed.). McGraw-Hill Education.

Saunders, M. N. K., Lewis, P., & Thornhill, A. (2023). Research methods for business students (9th ed.). Pearson.

Simons, H. (2009). Case study research in practice. SAGE Publications.

Wiles, R. (2013). What are qualitative research ethics? Bloomsbury Academic.