Tháng 1: Rà soát hồ sơ nghiên cứu và xác định tài liệu có thể sử dụng

Tháng đầu tiên trong quy trình APEL.Q cho DBA không nên bắt đầu bằng việc viết luận án ngay. Đây là giai đoạn rà soát, phân loại và đánh giá lại toàn bộ nền tảng nghiên cứu đã có. Nếu làm tốt giai đoạn này, ứng viên sẽ biết tài liệu nào có thể sử dụng, tài liệu nào chỉ nên làm minh chứng bổ trợ, tài liệu nào cần được viết lại, và tài liệu nào không nên đưa vào trục chính của luận án.

Nhiều ứng viên có xu hướng bắt đầu bằng câu hỏi: “Tôi có thể dùng lại bao nhiêu phần trăm tài liệu cũ?”. Cách hỏi này dễ dẫn đến hiểu nhầm. Trong APEL.Q, vấn đề không phải là dùng lại bao nhiêu, mà là phần nào có giá trị học thuật, phần nào phù hợp với DBA, phần nào có dữ liệu và phương pháp đủ rõ, phần nào có thể phát triển thành đóng góp thực tiễn.

Theo Hart (2018), một nghiên cứu nghiêm túc cần bắt đầu bằng việc hiểu rõ những gì đã có, đánh giá giá trị của tài liệu hiện hữu và xác định cách chúng phục vụ câu hỏi nghiên cứu. Với APEL.Q, nguyên tắc này đặc biệt quan trọng vì ứng viên không bắt đầu từ một đề tài hoàn toàn mới, mà bắt đầu từ một hệ thống tài liệu đã tồn tại.

Mục tiêu của tháng đầu tiên

Mục tiêu của tháng đầu tiên là tạo ra một bản đồ hồ sơ nghiên cứu. Bản đồ này giúp ứng viên và giảng viên hướng dẫn nhìn thấy toàn bộ tài sản học thuật, thực tiễn và dữ liệu hiện có. Từ đó, quá trình đánh giá và xây dựng lộ trình DBA sẽ có cơ sở hơn.

Ứng viên cần đạt được bốn kết quả chính trong tháng đầu. Thứ nhất, lập danh mục toàn bộ tài liệu đã có. Thứ hai, phân loại tài liệu theo giá trị sử dụng. Thứ ba, đánh giá sơ bộ mức độ liên quan của từng tài liệu với DBA. Thứ tư, xác định tài liệu nào có thể trở thành nền tảng chính cho luận án.

Nếu bỏ qua bước này, ứng viên rất dễ viết theo cảm tính. Họ có thể giữ lại những tài liệu không phù hợp chỉ vì đã đầu tư nhiều công sức, hoặc bỏ qua những dữ liệu có giá trị vì chưa biết cách dùng. Rà soát hồ sơ giúp giảm cảm tính và đưa quá trình APEL.Q vào một cấu trúc học thuật rõ ràng hơn.

Bước 1: Gom toàn bộ tài liệu đã có

Ứng viên nên bắt đầu bằng việc gom toàn bộ tài liệu liên quan đến học thuật, nghiên cứu, nghề nghiệp và dữ liệu thực tế. Ở bước này, chưa cần đánh giá ngay. Việc đầu tiên là bảo đảm không bỏ sót tài liệu có thể có giá trị.

Nhóm tài liệu học thuật có thể gồm bằng cấp, bảng điểm, luận văn Thạc sĩ, đề cương cũ, bài báo, bài hội thảo, bản thảo chưa công bố, chứng chỉ nghiên cứu hoặc tài liệu học thuật từng thực hiện.

Nhóm tài liệu nghiên cứu có thể gồm đề tài nghiên cứu, báo cáo phân tích, dữ liệu khảo sát, dữ liệu phỏng vấn, báo cáo tổng kết, bảng mã hoá, tài liệu phương pháp và phụ lục dữ liệu.

Nhóm tài liệu nghề nghiệp có giá trị nghiên cứu có thể gồm dự án doanh nghiệp, báo cáo tư vấn, kế hoạch chiến lược, báo cáo vận hành, dữ liệu khách hàng, dữ liệu nhân sự, dữ liệu tài chính, báo cáo chuyển đổi số, báo cáo cải tiến quy trình hoặc tài liệu đánh giá tác động.

Nhóm tài liệu minh chứng có thể gồm thư xác nhận, biên bản nghiệm thu, quyết định phân công, xác nhận vai trò cá nhân, thông tin công bố, link bài báo, email dự án hoặc tài liệu chứng minh quyền sử dụng dữ liệu.

Ở bước này, ứng viên nên lưu tài liệu theo thư mục rõ ràng. Cách đặt tên file cũng cần thống nhất, ví dụ: “Luận văn Thạc sĩ_2021”, “Bài báo_Chuyển đổi số_2023”, “Dữ liệu khảo sát nhân viên_2022”, “Báo cáo dự án CRM_2023”. Việc tổ chức file tốt giúp giảm sai sót trong các tháng sau.

Bước 2: Phân loại tài liệu theo chức năng

Sau khi gom tài liệu, ứng viên cần phân loại theo chức năng học thuật. Không phải tài liệu nào cũng có vai trò như nhau. Một số tài liệu có thể là nền tảng nghiên cứu chính. Một số tài liệu chỉ hỗ trợ bối cảnh. Một số tài liệu chỉ dùng để chứng minh vai trò hoặc kinh nghiệm.

Ứng viên có thể chia tài liệu thành năm nhóm.

Nhóm thứ nhất là tài liệu nền tảng chính. Đây là những tài liệu có vấn đề nghiên cứu rõ, dữ liệu tương đối tốt, liên quan đến DBA và có thể phát triển thành luận án. Ví dụ: luận văn Thạc sĩ liên quan trực tiếp đến quản trị, bài báo có dữ liệu phù hợp, đề tài nghiên cứu có phương pháp rõ, hoặc dự án doanh nghiệp có dữ liệu trước và sau triển khai.

Nhóm thứ hai là tài liệu dữ liệu. Đây là các tài liệu chứa dữ liệu có thể phân tích, như bảng khảo sát, bản ghi phỏng vấn, báo cáo vận hành, dữ liệu khách hàng, dữ liệu nhân sự hoặc tài liệu tổ chức.

Nhóm thứ ba là tài liệu lý thuyết hoặc học thuật hỗ trợ. Đây có thể là bài báo, tài liệu tổng quan, bản thảo hoặc phần literature review cũ có thể được sử dụng để phát triển khung lý thuyết.

Nhóm thứ tư là tài liệu bối cảnh. Đây là tài liệu giúp giải thích tổ chức, ngành nghề, dự án hoặc môi trường nghiên cứu, chẳng hạn hồ sơ doanh nghiệp, kế hoạch chiến lược, mô tả chương trình, báo cáo ngành hoặc tài liệu quy trình.

Nhóm thứ năm là tài liệu minh chứng. Đây là tài liệu giúp xác nhận vai trò cá nhân, tình trạng công bố, quyền sử dụng dữ liệu hoặc sự tồn tại của dự án.

Theo Bowen (2009), phân tích tài liệu trong nghiên cứu không chỉ là đọc tài liệu, mà còn là quá trình lựa chọn, đánh giá và diễn giải tài liệu theo mục tiêu nghiên cứu. Do đó, việc phân loại theo chức năng giúp ứng viên biết tài liệu nào phục vụ lập luận nào.

Bước 3: Đánh giá mức độ liên quan với DBA

Sau khi phân loại, ứng viên cần đánh giá mức độ liên quan của từng tài liệu với DBA. Đây là bước rất quan trọng vì không phải tài liệu có giá trị nào cũng phù hợp làm nền tảng cho DBA.

Ứng viên nên tự hỏi: tài liệu này có liên quan đến vấn đề quản trị nào? Nó có liên quan đến tổ chức, lãnh đạo, chiến lược, vận hành, nhân sự, tài chính, marketing, đổi mới, chuyển đổi số, giáo dục kinh doanh hoặc quản trị chất lượng không? Nó có thể giúp trả lời câu hỏi nghiên cứu DBA không? Nó có thể đóng góp vào mô hình, khung phân tích hoặc quy trình ứng dụng không?

Một bài báo tốt về ngôn ngữ học có thể chứng minh năng lực nghiên cứu, nhưng chưa chắc phù hợp làm trục chính cho DBA nếu không thể kết nối với quản trị giáo dục, quản trị chương trình hoặc chiến lược đào tạo. Một báo cáo doanh nghiệp có thể chưa có hình thức học thuật, song rất phù hợp nếu chứa dữ liệu về quản trị thay đổi, vận hành hoặc trải nghiệm khách hàng.

Ứng viên nên chấm sơ bộ mỗi tài liệu theo ba mức: liên quan trực tiếp, liên quan gián tiếp, và ít liên quan. Tài liệu liên quan trực tiếp có thể được xem xét làm nền tảng chính. Tài liệu liên quan gián tiếp có thể hỗ trợ bối cảnh hoặc lý thuyết. Tài liệu ít liên quan chỉ nên dùng như minh chứng bổ trợ.

Bước 4: Kiểm tra chất lượng dữ liệu trong từng tài liệu

Một tài liệu có liên quan đến DBA vẫn cần có dữ liệu đủ tốt. Vì vậy, ứng viên cần kiểm tra từng tài liệu theo các câu hỏi: dữ liệu đến từ đâu, có nguồn gốc rõ không, có thể kiểm chứng không, có đủ chiều sâu không, có còn phù hợp không, có thể sử dụng trong luận án không, và có cần xử lý bảo mật không.

Ví dụ, một báo cáo dự án có thể rất liên quan đến quản trị thay đổi. Tuy nhiên, nếu báo cáo chỉ có nhận định mà không có dữ liệu, giá trị nghiên cứu sẽ hạn chế. Ngược lại, một file dữ liệu khảo sát hoặc phỏng vấn có thể là tài sản rất mạnh nếu nguồn gốc rõ và liên quan trực tiếp đến câu hỏi nghiên cứu.

Ứng viên nên ghi chú cho mỗi tài liệu: dữ liệu mạnh ở đâu, dữ liệu thiếu ở đâu, dữ liệu có cần bổ sung không. Việc này chuẩn bị cho tháng thứ hai, khi ứng viên bắt đầu xác định khoảng trống học thuật.

Theo Tracy (2020), chất lượng nghiên cứu định tính phụ thuộc vào sự phong phú của dữ liệu, tính minh bạch trong quy trình và khả năng kết nối dữ liệu với diễn giải. Dù ứng viên sử dụng định tính, định lượng hay dữ liệu hỗn hợp, nguyên tắc chung vẫn là dữ liệu phải đủ rõ để hỗ trợ lập luận.

Bước 5: Kiểm tra vai trò cá nhân của ứng viên

Trong tháng đầu tiên, ứng viên cần làm rõ vai trò cá nhân trong từng công trình. Đây là phần nhiều hồ sơ dễ bị yếu, đặc biệt khi tài liệu đến từ dự án nhóm, báo cáo tư vấn hoặc bài báo đồng tác giả.

Ứng viên nên ghi rõ mình đã làm gì trong từng tài liệu: xây dựng ý tưởng, thiết kế nghiên cứu, thu thập dữ liệu, phỏng vấn, phân tích, viết báo cáo, thiết kế mô hình, triển khai giải pháp, đánh giá kết quả hoặc quản lý dự án. Nếu có minh chứng, cần lưu lại ngay từ đầu.

Vai trò cá nhân rất quan trọng vì APEL.Q không đánh giá thành tích chung của tổ chức. Quy trình đánh giá cần hiểu năng lực và đóng góp của chính ứng viên. Nếu ứng viên không chứng minh được vai trò, tài liệu dù tốt vẫn có thể chỉ được xem là bối cảnh hoặc minh chứng phụ.

Bước 6: Kiểm tra quyền sử dụng và bảo mật dữ liệu

Nhiều ứng viên DBA sử dụng dữ liệu từ doanh nghiệp hoặc tổ chức. Đây là lợi thế lớn, song cũng tạo ra rủi ro. Ngay trong tháng đầu tiên, ứng viên cần kiểm tra tài liệu nào có thể sử dụng, tài liệu nào cần xin phép, tài liệu nào cần ẩn danh và tài liệu nào không nên đưa vào luận án.

Các dữ liệu nhạy cảm có thể gồm dữ liệu tài chính, dữ liệu khách hàng, dữ liệu nhân sự, chiến lược kinh doanh, thông tin vận hành nội bộ hoặc thông tin liên quan đến đối tác. Ứng viên không nên chờ đến cuối quá trình mới xử lý vấn đề này. Nếu dữ liệu không được phép dùng, toàn bộ thiết kế nghiên cứu có thể phải thay đổi.

Theo Resnik (2020), đạo đức nghiên cứu bao gồm tính trung thực, bảo mật, tôn trọng người tham gia và trách nhiệm trong sử dụng dữ liệu. Với DBA, yêu cầu này có ý nghĩa rất thực tế vì nghiên cứu thường nằm trong môi trường doanh nghiệp thật.

Bước 7: Chọn tài liệu có khả năng làm trục chính

Sau khi phân loại và đánh giá, ứng viên cần chọn tài liệu hoặc nhóm tài liệu có khả năng làm trục chính cho luận án DBA. Trục chính nên đáp ứng các điều kiện: liên quan trực tiếp đến DBA, có vấn đề quản trị rõ, có dữ liệu đủ mạnh hoặc có thể bổ sung, có vai trò cá nhân rõ, có khả năng phát triển thành đóng góp thực tiễn.

Ví dụ, ứng viên có thể có 10 tài liệu khác nhau, nhưng chỉ một dự án chuyển đổi số có dữ liệu đầy đủ, vai trò cá nhân rõ và liên quan trực tiếp đến quản trị thay đổi. Khi đó, dự án này nên được chọn làm trục chính. Các tài liệu khác có thể hỗ trợ bối cảnh, lý thuyết hoặc minh chứng kinh nghiệm.

Việc chọn trục chính giúp ứng viên tránh luận án bị phân tán. Một luận án DBA cần một câu chuyện nghiên cứu thống nhất, không phải tập hợp mọi điều ứng viên từng làm.

Bước 8: Tạo bảng rà soát hồ sơ

Kết quả thực hành quan trọng nhất của tháng đầu tiên nên là một bảng rà soát hồ sơ. Bảng này có thể gồm các cột sau:

Tên tài liệu
Loại tài liệu
Năm thực hiện
Chủ đề chính
Mức độ liên quan với DBA
Dữ liệu có sẵn
Phương pháp đã sử dụng
Vai trò cá nhân
Minh chứng đi kèm
Khả năng sử dụng trong luận án
Khoảng trống cần bổ sung
Ghi chú về bảo mật hoặc quyền sử dụng

Bảng này giúp ứng viên làm việc hiệu quả hơn với giảng viên hướng dẫn hoặc chuyên gia đánh giá. Thay vì gửi hàng loạt file rời rạc, ứng viên có thể trình bày hồ sơ bằng một cấu trúc rõ ràng. Đây cũng là bước chuẩn bị cho việc xác định khoảng trống ở tháng thứ hai.

Những sai lầm cần tránh trong tháng đầu tiên

Sai lầm đầu tiên là cố giữ lại mọi tài liệu. Nhiều ứng viên tiếc công sức cũ nên muốn đưa tất cả vào luận án. Điều này có thể làm luận án rối, thiếu trọng tâm và khó bảo vệ.

Sai lầm thứ hai là chỉ chọn tài liệu theo cảm xúc. Ứng viên có thể thích một đề tài cũ vì có kỷ niệm hoặc từng đạt điểm cao, nhưng tài liệu đó chưa chắc phù hợp với DBA. Cần chọn theo tiêu chí học thuật và khả năng phát triển.

Sai lầm thứ ba là bỏ qua tài liệu thực tiễn. Một số ứng viên nghĩ chỉ luận văn hoặc bài báo mới có giá trị, trong khi dự án doanh nghiệp hoặc dữ liệu vận hành có thể rất mạnh nếu được tổ chức đúng.

Sai lầm thứ tư là không kiểm tra quyền sử dụng dữ liệu. Đây là rủi ro lớn, đặc biệt với dữ liệu doanh nghiệp.

Sai lầm thứ năm là chưa làm rõ vai trò cá nhân. Nếu vai trò không rõ từ đầu, các tháng sau sẽ khó bổ sung minh chứng hơn.

Kết quả cần có sau tháng 1

Sau tháng đầu tiên, ứng viên nên có bốn sản phẩm cụ thể.

Sản phẩm thứ nhất là bộ hồ sơ tài liệu được sắp xếp theo thư mục rõ ràng. Sản phẩm thứ hai là bảng rà soát hồ sơ. Sản phẩm thứ ba là danh sách tài liệu có thể làm nền tảng chính cho luận án. Sản phẩm thứ tư là danh sách vấn đề cần kiểm tra thêm ở tháng thứ hai, bao gồm khoảng trống lý thuyết, phương pháp, dữ liệu, minh chứng và đóng góp.

Nếu chưa có bốn sản phẩm này, ứng viên chưa nên vội chuyển sang viết đề cương hoàn chỉnh. Việc đi nhanh ở tháng đầu có thể dẫn đến sửa nhiều ở các tháng sau. Một tháng rà soát kỹ sẽ giúp toàn bộ lộ trình 09 tháng vững hơn.

Kết luận

Tháng đầu tiên trong quy trình 09 tháng APEL.Q cho DBA là giai đoạn rà soát hồ sơ nghiên cứu và xác định tài liệu có thể sử dụng. Đây không phải bước hành chính đơn giản, mà là bước nền tảng giúp ứng viên hiểu mình đang có gì, tài liệu nào có giá trị, tài liệu nào phù hợp với DBA và tài liệu nào cần được xử lý cẩn trọng.

Ứng viên cần gom tài liệu, phân loại, đánh giá mức độ liên quan, kiểm tra dữ liệu, xác định vai trò cá nhân, xem xét quyền sử dụng và chọn trục nghiên cứu chính. Kết quả của tháng đầu tiên nên là một bảng rà soát hồ sơ rõ ràng, giúp việc xác định khoảng trống và xây dựng đề cương ở các tháng tiếp theo trở nên chính xác hơn.

APEL.Q không bắt đầu bằng việc viết lại tài liệu cũ. APEL.Q bắt đầu bằng việc hiểu đúng giá trị của tài liệu cũ. Khi tháng đầu tiên được thực hiện nghiêm túc, ứng viên sẽ có nền móng tốt hơn để phát triển nghiên cứu trước đó thành một luận án DBA có cấu trúc, có dữ liệu và có đóng góp thực tiễn.

Tài liệu tham khảo

Bowen, G. A. (2009). Document analysis as a qualitative research method. Qualitative Research Journal, 9(2), 27–40.

Hart, C. (2018). Doing a literature review: Releasing the research imagination (2nd ed.). SAGE Publications.

Resnik, D. B. (2020). The ethics of research with human subjects: Protecting people, advancing science, promoting trust. Springer.

Tracy, S. J. (2020). Qualitative research methods: Collecting evidence, crafting analysis, communicating impact (2nd ed.). Wiley Blackwell.

Walliman, N. (2021). Research methods: The basics (3rd ed.). Routledge.